Log in
 
A+ A A-

Archiviazione digitale dei documenti delle piccole imprese, convenzione tra CNA-SHV e OMNIADOC

CNA-SHV dell'Alto Adige e CNA del Trentino aiutano gli associati a ridurre lo spazio occupato in azienda dalle carte, frutto della burocrazia e del fisco, oltre che della stessa gestione aziendale. È stata infatti attivata una convenzione con OMNIADOC che consente alle piccole e micro imprese di esternalizzare l'indicizzazione, l'archiviazione, la conservazione e la macerazione alla scadenza della documentazione analogica. 

Il partner

OMNIADOC, società leader in Italia nella gestione documentale, è l’unica in grado di garantire IN PROPRIO la cura dell’intero ciclo di vita del documento, integrando ESPERIENZA, COMPETENZA ed AFFIDABILITA’, con elevati standard di qualità certificati ISO 9001:2008 e ISO 27001:2014, è inoltre accreditata presso AGID, Agenzia per l’Italia Digitale. OMNIADOC vanta nel proprio team i MAGGIORI ESPERTI NAZIONALI DAL PUNTO DI VISTA NORMATIVO E INFORMATICO sulla gestione del documento cartaceo e digitale. Le attività svolte riguardano l’outsourcing documentale, sia con servizi di tipo tradizionale (archiviazione e custodia fisica di documenti cartacei) che con servizi ad elevato contenuto tecnologico (digitalizzazione e data entry avanzato, conservazione informatica a norma, fatturazione elettronica verso la PA ecc).

Gestione archivi cartacei

  1. Sopralluogo e preventivazione garantita in loco
  2. Archiviazione e condizionamento dei documenti nelle scatole
  3. Posizionamento a scaffale e custodia per 10 anni
  4. Servizio di gestione e consultazione dei documenti con consegna a domicilio
  5. Scansione e digitalizzazione di documenti per consultazione o archiviazione (servizio aggiuntivo)

Il servizio offerto consiste nella presa in carico e nella gestione della documentazione fisica in modo da rispondere a tutte le esigenze legali, fiscali e di archiviazione. È possibile effettuare anche un’attività preventiva di riordino della documentazione che consiste nel classificare la tipologia e la criticità di tutti i documenti/raccoglitori per selezionare quanto effettivamente deve essere conservato e per quanto tempo, e quanto deve essere portato direttamente al macero.

Molti sono i vantaggi offerti da questo servizio, elenchiamo i più importanti:

  1. responsabilità legale della conservazione completamente in carico ad Omniadoc
  2. archiviazione della documentazione nel rispetto di tutti i termini di legge vigenti
  3. magazzini a norma di legge (antincendio, antintrusione, antisismica…)
  4. garanzia totale della privacy
  5. possibilità di ricevere qualsiasi documento richiesto in 24 ore via web o via corriere

Digitalizzazione e data entry

Per tutti quegli archivi cartacei che prevedono alta frequenza di consultazione  oppure hanno una bisogno di una garanzia di inalterabilità nel tempo, OMNIADOC propone una delle soluzioni più immediate ed efficienti per assicurare la continuità delle proprie funzioni amministrative, al riparo da eventi dannosi, attraverso la conservazione di documenti e dati critici, in ambienti sicuri e protetti.

I vantaggi fondamentali, forniti da una gestione elettronica dei documenti, sono rappresentati dall’abbattimento dei costi di gestione della documentazione, nonché dalla distribuzione tempestiva e capillare delle informazioni, contenute negli archivi.

In particolare, i servizi offerti consentono di strutturare un sistema di gestione archivistica, customizzato secondo le reali necessità del Cliente.

I principali vantaggi che derivano dall’applicazione delle tecnologie G.E.D. (Gestione Elettronica dei Documenti), sono:

  • recupero della produttività attraverso l’abbattimento dei tempi necessari per il reperimento, la consultazione e la ricollocazione dei documenti;
  • recupero di ampi spazi destinati al ricovero della carta, traducibile in nuovi spazi da adibire ad uffici;
  • portabilità: un intero archivio può essere ‘messo in tasca’ e trasportato in qualsiasi luogo;
  • miglioramento della qualità dei processi produttivi, con la garanzia di poter recuperare qualsiasi documento, specie quelli vitali;
  • condivisione: lo stesso documento può essere condiviso e consultato da più utenti contemporaneamente;
  • riservatezza: non tutti possono accedere liberamente ai documenti, lo possono fare solo gli utenti abilitati;
  • inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi, non si possono più sbiadire, rovinare o macchiare.

Conservazione digitale

Il servizio di outsoucing documentale si sviluppa attraverso la creazione, la configurazione e la gestione di un archivio digitale web based che consente di rispondere alle esigenze di archiviazione ed ai requisiti legali e fiscali per la conservazione sostitutiva di tutte le tipologie di documenti di seguito elencate:

  • Documenti ciclo attivo (ordini, bolle, fatture cliente)
  • Documenti ciclo passivo (ordini fornitori, fatture fornitori)
  • Libri contabili e Registri
  • Modelli fiscali

Il servizio consentirà inoltre un controllo da remoto della corretta esecuzione del caricamento dei file, la visione via web dei documenti archiviati da parte di utenti autorizzati e l’attività necessaria dal punto di vista legale per il passaggio alla conservazione digitale sostitutiva dei vostri documenti. Potranno accedere al servizio tutti gli utenti dei vostri applicativi software a cui abbiate rilasciato una pw di accesso.

OMNIADOC è accreditata AgID

Perché rivolgersi ad un’Azienda accreditata?

Il sistema di Conservazione non è solo Software, ma è organizzazione, tecnologie, osservanza di regole di sicurezza. È un vero e proprio processo che rispetta contestualmente diverse regole non riducibili all’acquisizione di un software.

Un’azienda Accreditata ha dimostrato e certificato ad AgID di possedere i requisiti organizzativi, giuridici e tecnologici necessari per svolgere l’attività di conservazione.

Quali Requisiti deve garantire un’Azienda accreditata:

  • Requisiti Organizzativi: rispetto degli standard normativi, archivistici e gestionali
  • Requisiti Professionali: possiede al suo interno una squadra di figure professionali esperte riguardo ai temi giuridici, archivistici, tecnologici.
  • Requisiti di processo: tracciabilità del dato e attività di controllo delle fasi di trattamento
  • Infrastrutturali: sicurezza nella conservazione del dato.

 Per ulteriori informazioni consulta il sito www.omniadoc.it